Una empresa portuaria automatiza más de 4.000 facturas al año y elimina procesos manuales en operaciones críticas, en línea con la transformación hacia los ‘smart ports’ gracias a OpenKM
La digitalización del sector portuario ya no es una tendencia, sino una necesidad competitiva. En un entorno donde cada operación, desde un atraque hasta una factura, genera documentación, el verdadero reto no es digitalizar, sino transformar el dato en conocimiento operativo.
Según distintos análisis del sector, la digitalización de procesos en entornos portuarios puede reducir costes operativos globales hasta en un 14%, al eliminar tareas manuales y mejorar la eficiencia en la gestión de información. Sin embargo, la realidad es que muchos procesos siguen dependiendo del papel, especialmente en entornos como los puertos deportivos, donde la operativa diaria es intensiva y descentralizada.
En este contexto, una empresa especializada en la gestión de puertos deportivos ha iniciado una transformación progresiva que refleja el cambio de paradigma que vive el sector: pasar del documento físico al dato estructurado.
Uno de los primeros ámbitos impactados, gracias a OpenKM, ha sido la gestión de partes de trabajo en áreas como marinería o varadero. Procesos que antes requerían rellenar formularios manuales, escanearlos y archivarlos, se han sustituido por aplicaciones móviles que generan documentos digitales firmados e integrados automáticamente en el sistema documental.
El resultado es una mejora inmediata en la operativa. En un entorno donde una misma embarcación puede generar múltiples intervenciones, la capacidad de reconstruir el histórico de actuaciones pasa de horas a segundos. Pero el cambio más significativo se produce en la gestión administrativa. La compañía procesa en torno a 4.000 facturas anuales, un volumen que, en modelos tradicionales, implica impresión, validación manual, archivo físico y una elevada carga operativa.
Con la implantación de workflows automatizados, las facturas se centralizan en un único punto de entrada, se procesan automáticamente (incluyendo extracción de datos mediante inteligencia artificial), y se validan a través de circuitos digitales completamente trazables. Este enfoque responde a una tendencia estructural en el sector portuario como es la necesidad de integrar datos dispersos para optimizar decisiones y operaciones en tiempo real. De hecho, organismos como Puertos del Estado subrayan que el reto ya no es digitalizar, sino “pasar del dato al conocimiento” para mejorar la eficiencia y la toma de decisiones.
En este escenario, la gestión documental se convierte en una pieza estratégica. “El problema no es cuántos documentos generas, sino si eres capaz de controlarlos, relacionarlos y utilizarlos dentro de tus procesos”, señala Gaspar Palmer, CEO de OpenKM.
Más allá de la eficiencia operativa, el impacto es también organizativo. La digitalización ha permitido eliminar tareas manuales, reducir errores y mejorar la trazabilidad, pero también ha puesto de manifiesto uno de los grandes retos del sector como es el cambio cultural. “La tecnología no suele ser el principal obstáculo. El reto está en adaptar la forma de trabajar. Pasar del papel a un sistema donde todo queda registrado, trazado y automatizado implica cambiar hábitos muy arraigados”, añade Gaspar Palmer.
El caso encaja con una tendencia más amplia hacia los llamados smart ports, donde la digitalización, la inteligencia artificial y la integración de datos se convierten en ejes clave para mejorar la competitividad, la sostenibilidad y la seguridad de las operaciones. Sin embargo, esta transformación no está exenta de retos. A pesar del avance tecnológico, solo una parte de las operaciones portuarias está completamente digitalizada, lo que limita el potencial de eficiencia y automatización en la cadena logística.
Para el CEO de OpenKM, “iniciativas como la automatización documental permiten avanzar de forma pragmática: empezar por los procesos más intensivos en documentación (facturas, contratos, partes de trabajo…), y construir desde ahí una base sólida para la transformación digital. La diferencia competitiva no va a estar en quién digitaliza más, sino en quién es capaz de gobernar mejor su información”.
En un sector donde cada operación deja rastro documental, la transición del papel al dato ya no es solo una mejora operativa. Es una decisión estratégica.
