El fin de la factura en papel: Empresas y autónomos se enfrentan al reto de adaptar sus sistemas antes de 2026
OpenKM sostiene que la Directiva ViDA y la Ley ‘Crea y Crece’ acelerarán la transformación digital del tejido empresarial
El calendario normativo se acelera y la transformación digital avanza imparable en el tejido empresarial español. La entrada en vigor del nuevo reglamento que desarrolla la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y la Ley Antifraude (Ley 11/2021) marcará un antes y un después para miles de empresas y profesionales. A partir de 2026, la factura electrónica estructurada será obligatoria en todas las operaciones B2B, con exigencias técnicas y fiscales que van mucho más allá del simple envío de un PDF por email.
“El nuevo marco legal es ambicioso y necesario, pero también exigente para las pymes”, afirma Gaspar Palmer, CEO de OpenKM, compañía especializada en gestión documental empresarial. “Nos enfrentamos a una digitalización acelerada en la que no basta con tener un programa de facturación: se necesita una infraestructura tecnológica capaz de garantizar integridad, trazabilidad, automatización y conservación legal de cada factura”, mantiene el CEO de la empresa mallorquina.
DE FACTURAE A UBL: INTEROPERABILIDAD EUROPEA Y CONTROL FISCAL
El reglamento publicado en marzo de 2025 incorpora cambios de gran calado, muchos de ellos alineados con la Directiva ViDA (VAT in the Digital Age) aprobada por la Unión Europea (UE). Entre las novedades, los expertos de OpenKM destacan:
· Adopción del formato UBL (Universal Business Language) como estándar europeo, dejando atrás el tradicional Facturae.
· Eliminación de excepciones: todas las facturas voluntarias deberán ser electrónicas.
· Obligación de reportar en tiempo real a la Agencia Tributaria mediante el sistema VeriFactu, incluso desde formularios web.
· Requisitos de conservación digital conforme a la Disposición Adicional 21ª de la Ley 56/2007: las facturas digitalizadas con garantías legales podrán sustituir por completo a sus versiones en papel.
“El objetivo es claro: mejorar el control de pagos, reducir la morosidad y combatir el fraude fiscal”, explica Gaspar Palmer, que añade que “esto también implica que las empresas deban contar con soluciones robustas que cumplan tanto los requisitos técnicos como los legales de conservación a largo plazo”.
En este escenario, las empresas no tienen que empezar de cero. “OpenKM actúa como puente entre su sistema actual y las exigencias legales, centralizando la documentación y asegurando que todo está en regla”, subraya el CEO de la compañía especializada en gestión documental.
En definitiva, con la factura electrónica obligatoria en el horizonte inmediato, contar con un sistema de gestión documental avanzado como OpenKM no es solo una cuestión de cumplimiento, sino una apuesta estratégica por la eficiencia, la transparencia y la transformación digital real.
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